საჯარო შეხვედრის დაგეგმვა დემოკრატიის ელემენტია, რომელიც გამჭვირვალობის უზრუნველყოფას ემსახურება

ღია დამოკიდებულება და გამჭვირვალობა არის ანგარიშვალდებულებისა და ნდობის გაუმჯობესების ძირითადი პირობა, რაც აუცილებელია დემოკრატიული ინსტიტუტების წარმატებით ფუნქციონირებისთვის.

დაფიქრდით: გსურთ თქვენი სკოლა სანიმუშო დემოკრატიულ ინსტიტუტს წარმოადგენდეს?

ამის მისაღწევად ერთ აშკარა გზას წარმოადგენს შეხვედრების გამჭვირვალობის უზრუნველყოფა, საკუთარ გადაწყვეტილებებზე გაზრდილი ანგარიშვალდებულების გზით. შეხვედრების დღისწესრიგის გასაჯაროება და შეხვედრების ოქმების წარმოება და გასაჯაროება (მაგალითად, სკოლის ვებგვერდზე მათი გამოქვეყნებით) მნიშვნელოვან ელემენტებს წარმოადგენს ამ მიმართულებით. თქვენ დაუყოვნებლივ შეგიძლიათ შეუდგეთ ამის გახორციელებას, ან ამ მიმართულებით არსებული პრაქტიკის გაუმჯობესებას.

შეეცადეთ ყველა დაარწმუნოთ იმაში, რომ აღნიშნული სკოლაში დემოკრატიის დონის ზრდას ემსახურება. თუმცა, გარდა ამისა, თქვენ უნდა დაასაბუთოთ შეხვედრების დროს მიღებული გადაწყვეტილებები. გამჭვირვალობა არ ნიშნავს ნებისმიერი გადაწყვეტილების მიღებაში ყველა პირის ჩართვას. არის კონკრეტული სფეროები და ამოცანები, რომელთა შესახებაც გადაწყვეტილების მიღება თქვენი, როგორც სკოლის ხელმძღვანელის პასუხისმგებლობაა. თქვენ გევალებათ ნათლად და გამჭვირვალედ ჩამოაყალიბოთ თქვენი გადაწყვეტილება, განსაკუთრებით შეხვედრების დროს. ამაში მნიშვნელოვან როლს თამაშობს კარგად შედგენილი დღისწესრიგი.

გამართული დღის წესრიგის ხუთი ელემენტი:

1. შეადგინეთ დაგეგმილი შეხვედრის დღისწესრიგი შეხვედრის გამართვამდე სამი დღით ადრე და ელფოსტის საშუალებით გაუგზავნეთ იგი შეხვედრის მონაწილეებს. შეხვედრის მონაწილეებს დაურიგეთ შეხვედრის დღისწესრიგის ბეჭდური ვერსია, ან გამოფინეთ იგი თვალსაჩინო ადგილზე, სამასწავლებლოში. დარწმუნდით, რომ შეხვედრის მონაწილე ყველა პირისთვის ნათელია შეხვედრის მიზნები და ამოცანები.
2. დღის წესრიგის შედგენა დაიწყეთ მარტივი დეტალებით: შეხვედრის დაწყების დრო და დამთავრების დრო, ვის მოეთხოვება შეხვედრაზე დასწრება.
3. შეხვედრის მიზნები ნათელია თქვენთვის? ვიდრე შეხვედრის დღისწესრიგის შედგენას შეუდგებით, ჩამოაყალიბეთ შეხვედრის მოწვევის მიზნები. შეადგინეთ მიზნების ჩამონათვალი და გამოყავით ყველაზე პრიორიტეტული მიზნები, რომლებიც აუცილებლად უნდა იყოს მიღწეული.
4. თემისა თუ საკითხის აქტუალობისა და მოცულობის გათვალისწინებით, წინასწარ განსაზღვრეთ თითოეული თემისა თუ საკითხის განხილვისათვის გამოყოფილი დრო.
5. თითოეულ შეხვედრაზე განსახილველ საკითხთა რაოდენობა ეცადეთ არ აღემატებოდეს ხუთ საკითხს. არავის სურს ორი საათი გაატაროს შეხვედრაზე.

წინასწარ აირჩიეთ შესაბამისი პირი, რომელიც შეხვედრის ოქმის შედგენაზე იქნება პასუხისმგებელი. აღნიშნული მოვალეობა შეგიძლიათ სხვადასხვა შეხვედრაზე სხვადასხვა პირს დაავალოთ, რათა სკოლის პერსონალის ყველა წარმომადგენელს მიეცეთ საშუალება რიგ-რიგობით აწარმოონ შეხვედრების ოქმები.

მზადება ოქმის შედგენისათვის:

• შეხვედრის თარიღი და ადგილმდებარეობა
• შეხვედრის მონაწილეთა სია და იმ პირების სია, რომლებიც უნდა ესწრებოდნენ შეხვედრას, მაგრამ ვერ ესწრებიან სხვადასხვა მიზეზის გამო
• ინფორმაცია წინა შეხვედრის ოქმის მიღების თაობაზე, ან მათში რაიმე ცვლილებების ან შესწორებების შეტანის თაობაზე
• დღისწესრიგში შესულ თითოეულ საკითხზე მიღებული გადაწყვეტილება, მაგალითად:
  • ღონისძიების გატარება ან ზომის მიღება ან გასატარებელი ღონისძიების ან მისაღები ზომის დაგეგმვა
  • შემდგომი ნაბიჯები/ღონისძიებები
  • ჯენჭისყრის შედეგები
• შემდეგი შეხვედრის თარიღი და დრო
• ზუსტი მონაცემები იმის თაობაზე, თუ სად და როდის იქნება გამოქვეყნებული და შეხვედრის მონაწილეებისათვის ხელმისაწვდომი მოცემული ოქმი.